Przetwarzanie dokumentów – digitalizacja, archiwizacja, niszczenie

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przetwarzania ogromnych ilości dokumentów. Warto skorzystać z usług firm, które pomogą uporządkować oraz zabezpieczyć firmowe archiwum.
Obowiązek przechowywania dokumentów
Obowiązek magazynowania dokumentacji podatkowej i kadrowej nakłada na przedsiębiorców polski prawodawca. Artykuł 86 ordynacji podatkowej zobowiązuje podatników do przechowywania ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów (zalicza się do nich m.in. rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, faktury korygujące czy dokumenty inwentaryzacyjne) „do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego”. Znaczy to, że od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, dokumenty przechowywane muszą być jeszcze przez 5 lat. Magazynowane muszą być również kopie dokumentów, które przedsiębiorca dostarcza do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek ten wynika z treści artykułu 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i dotyczy kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących. Kopie tych dokumentów przechowywane muszą być przez 5 lat od dnia ich przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Termin ten dotyczy dokumentów dostarczonych po 1 stycznia 2012 roku. Kopie dokumentów przekazanych przed tą datą przechowywane powinny być przez 10 lat. Z kolej obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 ust. 9b kodeksu pracy. Przepis ten obliguje pracodawców do przechowywania imiennych listy płac, kart ewidencji czasu pracy oraz akt osobowych pracowników „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Pracodawca, będący płatnikiem Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zobowiązany jest również do przechowywania dokumentów pracownika, na podstawie których ustala się wymiar emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez tego pracownika. Obowiązek wynika z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
Archiwizowanie dokumentów
Samodzielne prowadzenie archiwum może być zadaniem czasochłonnym, a także kosztownym, dlatego coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych, które oferują profesjonalną archiwizację dokumentów. Firmy te zapewniają własne przestrzenie magazynowe, w których dokumentacja przechowywana jest w warunkach gwarantujących bezpieczeństwo. Profesjonalne archiwa zapewniają ochronę przed wilgocią, pleśnią, wysokimi i niskimi temperaturami. Archiwizowana dokumentacja na wstępie jest segregowana i indeksowana. Do tego celu często wykorzystywany jest system kodów kreskowych – kolejne przetwarzane partie dokumentów (pudła, segregatory, teczki) opatrzone zostają indywidualnym kodem kreskowym, do którego przypisane zostają informacje o ich zawartości. Ułatwia to późniejsze odnalezienie określony dokumentów. Firmy zajmujące się archiwizowaniem dokumentów oferują ponadto katalogowanie i magazynowanie taśm VHS, płyty CD i DVD, karty pamięci czy twardych dysków.
Digitalizacja dokumentów
Alternatywą dla tradycyjnego archiwum, w którym przechowywane są fizyczne wersje dokumentów, jest archiwum cyfrowe, które powstaje w wyniku procesu digitalizacji. W tym przypadku digitalizacja polega na utworzeniu cyfrowych kopii papierowych dokumentów. Otrzymuje się je w wyniku skanowania papierowych dokumentów. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych urządzeń proces ten jest w znacznym stopniu zautomatyzowany. Zeskanowane dokumenty są odpowiednio kompresowane – w wyniku tego procesu cyfrowe kopie zajmują optymalnie mało miejsca, a jednocześnie zachowują bardzo dobrą rozdzielczości. Następnie cyfrowo przetworzona dokumentacja jest odpowiednio opisywana i indeksowana. Znacznie przyśpiesza to późniejsze wyszukiwanie konkretnych informacji w wirtualnym archiwum. Przechowywanie plików w formie cyfrowej pozwala zaoszczędzić przestrzeń biurową, zmniejsza również koszty związane z powielaniem czy przesyłaniem dokumentów. Digitalizacja chroni dokumenty przed fizycznymi uszkodzeniami, takimi jak blaknięcie czy pleśnienie. Proces ten w znacznym stopniu skraca czas przetwarzania dokumentów oraz przyśpiesza ich obieg wewnątrz firmy. Jeżeli cyfrowe archiwum zostanie umieszczone w chmurze, osoby upoważnione zyskają natychmiastowy dostęp do wszystkich dokumentów. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają użytkownikom wspólną pracę na jednym plikiem, a nanoszone zmiany widoczne są w czasie rzeczywistym. Profesjonalnie przygotowane archiwum jest bezpiecznym sposobem na przechowywanie dokumentów – zastosowanie odpowiednich mechanizmów daje gwarancję, że do dokumentacji nie uzyskają dostępu osoby nieupoważnione.
Niszczenie dokumentów
Dokumenty zawierające wrażliwe informacje, takie jak dane osobowe czy tajemnice handlowe, nie mogą być traktowane jak inne biurowe odpady. Dokumenty, takie jak pisma urzędowe, faktury, noty księgowe, raporty kasowe, deklaracje podatkowe, akta osobowe, umowy cywilnoprawne czy wyciągi bankowe, powinny przejść odpowiedni proces utylizacyjny i w jego wyniku powinny zostać trwale zniszczone, w stopniu całkowicie uniemożliwiającym ich odtworzenie. Dotyczy to zarówno fizycznych, jak i cyfrowych kopii. Skutecznie zniszczenie dużej ilości poufnych dokumentów wymaga użycia profesjonalnego sprzętu. Najtańsze dostępne na rynku niszczarki niestety nie nadają się do tego celu. Aby zyskać pewność, że wrażliwe dane zostały zutylizowane, warto skorzystać z usług firm, które profesjonalnie zajmują się niszczeniem dokumentów. Mniejsze ilości dokumentów mogą zostać zniszczone za pomocą mobilnych urządzeń na terenie Twojej firmy, większe archiwa muszą zostać przetransportowane do siedziby firmy, zajmującej się utylizacją. Ze względu na swoją zwartość dokumenty przekazywane są w zaplombowanych pojemnikach. Wiele firm umożliwia swoim klientom śledzenie transportu za pomocą nadajników GPS oraz pozwala na bezpośrednią lub zdalną obserwację procesu niszczenia. Firmy zajmujące się utylizacją dokumentów, oferują także usługi niszczenia klisz fotograficznych, dyskietek, płyt CD i DVD, kart pamięci, pendrive’ów, dysków HDD i SSD, taśm VHS, kart magnetycznych czy chipowych. Większość nośników utylizowana jest w sposób mechaniczny, za pomocą urządzeń, takich jak niszczarki czy prasy, jednak w przypadku dysków najskuteczniejszą metodą wymazywania danych jest demagnetyzacja. Oferty firm specjalizujących się w niszczeniu, ale także digitalizowaniu i archiwizowaniu dokumentów znajdziesz w tym miejscu: https://aleo.com/pl/firmy/uslugi-dla-firm/przetwarzanie-dokumentow.
Artykuł sponsorowany.