Karty biznesowe dla małych i średnich firm – co warto wiedzieć?

Wiele firm z sektora MSP udostępnia swoim pracownikom biznesowe karty kredytowe lub karty obciążeniowe (charge). To dla nich naprawdę korzystne, bo w ten sposób uzyskują dostęp do kilkudziesięciodniowego darmowego kredytu, a ich pracownicy – do pieniędzy podczas delegacji i możliwość prostego rozliczania się z wydatków. Dzięki kartom typu charge, firma zyskuje łatwe narzędzie płatnicze – umożliwiające rozwój firmy, wygodę płatności bezgotówkowych z odroczoną płatnością, możliwość wypłaty gotówki w bankomacie, a także szereg dodatkowych korzyści, o których mowa w poniższym artykule.
Niezależnie jednak od tego, czy mowa o obciążeniowych czy kredytowych kartach biznesowych, udostępniający je pracodawca powinien dobrze znać ich funkcjonalność i korzyści jakie ze sobą niosą. Pytanie zatem, co trzeba wiedzieć przed wprowadzeniem do firmy kart służbowych?
Limity na karcie biznesowej
W celu uniknięcia zbędnych kosztów, pracodawca powinien dokładnie sprecyzować, w jakich miejscach i do jakich celów, pracownik może wykorzystywać kartę służbową; a także określić maksymalne limity płatności. Nie będzie to trudne, gdyż funkcjonalność biznesowych karty kredytowych i obciążeniowych, przewiduje możliwość m.in. ustanowienia limitów wypłat gotówkowych czy dziennych oraz miesięcznych ogólnych limitów wydatków. Co ważne, limity te mogą być ustalane dla każdego pracownika z osobna.
Ewidencja wydatków pracowników
Rozpatrując oferty kart biznesowych, dobrze jest upewnić się czy wydawca zapewnia dostęp do rozbudowanych wyciągów papierowych. Rozbudowanych, czyli takich, które przedstawiają przeprowadzone transakcje zarówno w ujęciu zbiorczym (suma wydatków opłaconych poszczególnymi kartami), jak i szczegółowym (dokładne wyszczególnienie poniesionych wydatków). Dzięki takiemu rozwiązaniu można nie tylko kontrolować wydatki pracowników, ale również łatwiej dochodzić ewentualnych roszczeń w razie niesłusznego obciążenia karty.
Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki
Dla porządku warto podkreślić, że do kosztów uzyskania przychodów można wrzucić tylko wydatki potwierdzone stosownymi dokumentami. Inaczej mówiąc, przy każdej płatności kartą biznesową pracownik musi pamiętać o wzięciu paragonu, rachunku czy faktury, ponieważ bez nich nie będzie można odliczyć podatku VAT.
Biznesowe karty obciążeniowe a karty kredytowe
Pracodawca powinien mieć na uwadze fakt, że pomiędzy biznesowymi kartami kredytowymi i kartami obciążeniowymi występuje sporo różnic. W przypadku tych ostatnich, wydawane kwoty są dodawane do siebie w trakcie trwania miesięcznego okresu rozliczeniowego, a następnie pobierane jednorazowo z firmowego rachunku bankowego. Niektóre banki oferują przy nich opcję odroczonego terminu płatności (zwykle ponad 20. dni), niemniej jednak po jego upływie cała kwota musi zostać spłacona.
Tymczasem konstrukcja biznesowych kart kredytowych jest nieco bardziej skomplikowana: występuje tutaj 50-dniowy okres bezodsetkowy, po którym zaczyna się naliczać odsetki. Wydaną kwotę można spłacać częściowo i przez wiele miesięcy, a sama karta stanowi niezależny, niepowiązany z rachunkiem firmowym, produkt.
Karty kredytowe biznesowe – uwaga na bankomaty
Co istotne, w przypadku kart kredytowych, inaczej wygląda też kwestia korzystania z bankomatów. Wypłata gotówki za pomocą „kredytówki” powoduje automatyczne uruchomienie kredytu i jednoczesne rozpoczęcie naliczania odsetek. Dobrze jest zatem poinformować pracowników o istnieniu takiego mechanizmu, a najlepiej po prostu ograniczyć im dostęp do wypłat gotówki za pośrednictwem bankomatów.
Inne zalety kart służbowych
Karty służbowe to wygodne i bezpieczne narzędzia płatnicze. Dzięki nim, firma może wyeliminować konieczność wypłacania i rozliczania zaliczek gotówkowych, a także usprawnić kontrolę i zarządzanie wydatkami służbowymi. Poza tym, karty biznesowe mogą przynieść pracodawcy wymierne korzyści finansowe. Przykładowo, te oferowane przez Deutsche Bank (sprawdź: https://www.deutschebank.pl/profesjonalisci/karty.html ) zapewniają dostęp do unikalnych przywilejów na polskich obiektach golfowych, a także możliwości korzystania ze zniżek i rabatów w hotelach, restauracjach, wypożyczalniach samochodów, kawiarniach i wielu innych punktach usługowo-handlowych. To tylko potwierdza, że wprowadzenie do firmy kart służbowych zapewni szereg udogodnień i korzyści zarówno pracodawcy, jak i jego pracownikom.